Kao što smo ranije pisali, Opća uredba za zaštitu osobnih podataka ili GDPR primjenjuje se na jednom zaista širokom području. Njene odredbe se odnose na apsolutno sve tvrtke i organizacije koja obrađuju ili pohranjuju osobne podatke.
Na tom velikom popisu su, između ostalog i privatni iznajmljivači u turizmu. Za njih GDPR odredbe postaju još aktualnije u vrijeme turističke sezone. Upravo zato, donosimo ovaj kratki vodič o tome što znači GDPR za privatne iznajmljivače. Evo što trebaju znati o Uredbi za zaštitu osobnih podataka.
Što znači GDPR za privatne iznajmljivače?
Svi privatni iznajmljivači imaju zakonsku obavezu prijaviti turiste u eVisitor sustav. Upravo iz tog razloga, prema odredbama GDPR-a imaju pravo zatražiti i obrađivati njihove osobne podatke. Obzirom da se podatci u tom slučaju prikupljaju u svrhu ispunjenja obveze iznajmljivača koja je propisana zakonom, nije potrebna privola gostiju za prikupljanje podataka.
Navedeno ne znači da iznajmljivači prema gostima s te strane nemaju nikavih obaveza. Naime, sukladno odredbama članka 13. GPDR-a, privatni iznajmljivači su dužni pružiti gostu propisane informacije prilikom prikupljanja osobnih podataka.
Dakle, goste je potrebno prethodno obavijestiti o razlozima prikupljanja njihovih osobnih podataka. Odnosno, da bez tih podataka ne mogu ispuniti svoju zakonsku obavezu prijave svakog turista, što je nužno za pružanje usluge smještaja.
Uz to, preporuča se gostima pružiti i informacije o zakonskoj osnovi temeljem koje se prikupljaju njihovi podatci, što je eVisitor sustav kao i relevantne informacije vezane uz zaštitu njihovih podataka.
Kako bi privatni iznajmljivač mogao dokazati da je gosta upoznao sa svime potrebnim informacijama, prikladno je voditi i zapisnik sa datumima kada su gostima pružene ove informacije. Pri tome je potpis gostiju u zapisniku dokaz primitka informacija.
Kada je sve iznajmljivač dužan prikupiti privolu gosta?
Osobni podatci gostiju prikupljeni s ciljem njihova upisa u sustav eVisitor mogu se koristiti isključivo u za svrhu za koju su prikupljeni. Bilo kakvo korištenje prikupljenih podataka za druge svrhe ili zadržavanje tih podataka duže nego što je potrebno za ispunjenje svrhe smatra se prekomjernom obradom i nije dopušteno. To znači da fotokopiranje ili zadržavanje osobnih iskaznica gostiju, nije dozvoljeno. Bilo koji oblik prikupljanja osobnih podataka izvan opsega potebnog za prijavu u eVistor dopušten je samo uz postojanje valjane pravne osnove. Najčešće je to prethodna privola gosta.
Kada je riječ o marketinškim aktivnostima, GDPR za privatne iznajmljivače donosi ista pravila kao i za bilo koje drugo poslovanje. Privatni iznajmljivač je dužan unaprijed obavijestiti svoje goste o tome da namjerava koristiti njihove podatke u marketinške svrhe. Pod time se misli na slanje bilo kakvih obavijesti, ponuda ili informacija o akcijskim ponudama te newslettera.
Također, obavezan je za to zatražiti njihovu privolu te ih informirati o njihovom pravu da ne moraju pristati na ovakav oblik obrade i korištenja osobnih podataka. Jednako kao i da u bilo kojem trenutku mogu povući svoju privolu.
Privatni iznajmljivači i pitanje službenika za zaštitu osobnih podataka
U jednom od ranijih blogova definirali smo kada tvrtka ili organizacija ima obavezu imenovati službenika za zaštitu osobnih podataka te na koga se sve odnosi ova obaveza. No, kakve odredbe po tom pitanju donosi GDPR za privatne iznajmljivače?
Privatni iznajmljivači nisu obavezni angažirati službenika za zaštitu informacija. Ipak, ukoliko se njihov posao s vremenom bude razvijao i rastao, primjerice u mali obiteljski hotel, to može postati korisna opcija u budućnosti. U tom slučaju je eksternalizirani službenik za zaštitu podataka komercijalno najisplativija opcija, jer garantira stručnu uslugu bez nesrazmjernih troškova.
U ovom trenutku, i iznajmljivači mogu kontaktirati stručnjaka za zaštitu osobnih podataka i potražiti savjete glede obrade osobnih podataka gostiju i zaposlenika.
GDPR za privatne iznajmljivače– kako to izgleda u praksi?
Dakle, svaki privatni iznajmljivač trebao bi na vidljivo mjesto staviti pisanu obavijest za sve goste i turiste u kojem pojašnjava zakonsku osnovu prikupljanja njihovih osobnih podataka. Jednako tako, treba istaknuti kako će prikupljene podatke koristiti isključivo u svrhu ispunjavanja zakonske obveze. U ovom slučaju, to je upis njihovih podataka u eVisitor sustav.
Evo još nekih savjeta u praksi u vezi toga što privatni iznajmljivači ne smiju činiti sukladno odredbama GDPR-a;
- Nije dozvoljeno korištenje i objavljivanje fotografija gostiju i turista na web stranicama privatnih iznajmljivača bez izričite dozvole gostiju. Riječ je o materijalima uz pomoću kojih se može identificirati pojedinca. U skladu s tim, nije ih dozvoljeno koristiti niti u bilo kakve marketinške svrhe bez prethodne privole
- Nije dozvoljeno kontaktirati goste kako bi ih se informiralo o novim sadržajima, posebnim popustima ili promotivnim ponudama. Osim ako su gosti na to dali privolu
- Bez prethodne privole, nije dozvoljeno ni dijeliti podatke gostiju s turističkim agencijama i organizatorima izleta
Trebate stručnu pomoć ili informacije vezane uz zaštitu osobnih podataka? Nemojte više čekati. Obratite nam se sa povjerenjem, a naši stručnjaci će riješiti svaki vaš problem.